Jak założyć szkołę językową? Wymagania, koszty i zarobki

Założenie własnej szkoły językowej w Polsce to szansa na połączenie pasji do nauczania z dochodowym biznesem.

Rynek edukacji językowej dynamicznie rośnie, a sukces zależy od właściwego doboru formy prawnej, kwalifikacji kadry, zabezpieczenia kapitału oraz skutecznej promocji.

Koszty startu mogą wynieść od kilkudziesięciu do ponad 100 000 zł, a dobrze zarządzane szkoły potrafią generować nawet 100 000 zł przychodu miesięcznie.

Wymagania formalno-prawne dla szkoły językowej

Wybór formy prawnej działalności

Dostępnych jest kilka rozwiązań, które różnią się zakresem formalności, odpowiedzialnością i kapitałem:

Spółka z o.o. oferuje większą ochronę prawną – za zobowiązania odpowiada spółka, a nie wspólnicy. Może ją założyć jedna osoba (z wyjątkiem, gdy jedynym wspólnikiem byłaby inna spółka z o.o.).

Rejestracja działalności i wymogi administracyjne

W przypadku JDG wniosek do CEIDG można złożyć na kilka sposobów:

• online – na stronie CEIDG,
• osobiście – w urzędzie gminy,
• listownie – z notarialnie poświadczonym podpisem.

Jeśli przedsiębiorca opłaca wyłącznie własne składki ZUS, zgłoszenia może dokonać już we wniosku do CEIDG. Po rejestracji załóż rachunek firmowy w banku, aby rozdzielić finanse prywatne i firmowe oraz łatwiej kontrolować przepływy.

Spółki kapitałowe rejestruje się w KRS, składając wniosek wraz z umową/aktem założycielskim. Wpis wiąże się z opłatami sądowymi i administracyjnymi.

Klasyfikacja działalności i kody PKD

Najczęściej stosowane kody PKD dla szkół językowych to:

• PKD 85.59.A – nauka języków obcych; obejmuje kursy, konwersacje, przygotowanie do egzaminów, zajęcia indywidualne i grupowe (stacjonarnie i online);
• 85.59.B – pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane;
• PKD 85.60.Z – działalność wspomagająca edukację;
• PKD 74.30.Z – działalność związana z tłumaczeniami.

W opisach PKD 2025 nie wskazano dodatkowych wykluczeń – działalność można prowadzić w różnych formach i dla różnych grup wiekowych.

Wymagania kadrowe i kwalifikacje nauczycieli

Kwalifikacje wymagane od lektorów języków obcych

Zakres wymagań zależy od tego, czy szkoła będzie ubiegać się o akredytację Kuratorium Oświaty. Do akredytacji konieczne są kwalifikacje nauczycielskie (lingwista) lub zatrudnienie osób je posiadających.

Najczęstsze ścieżki uzyskania kwalifikacji dydaktycznych to:

• studia magisterskie na filologii lub lingwistyce stosowanej w zakresie danego języka,
• ukończenie studiów w kraju, gdzie dany język jest urzędowy,
• dowolne studia magisterskie + egzamin potwierdzający biegłość językową,
• ukończenie kolegium języków obcych w danej specjalności.

Rozporządzenia MEN precyzują również wymóg przygotowania pedagogicznego oraz biegłości językowej odpowiedniej do etapu edukacji.

Certyfikaty językowe i przygotowanie pedagogiczne

W szkołach prywatnych wymogi są zwykle bardziej elastyczne. Powszechnie akceptowane certyfikaty i kwalifikacje obejmują:

• CAE (C1) – Certificate in Advanced English,
• CPE (C2) – Certificate of Proficiency in English,
• TOEFL – uznawany międzynarodowo,
• CELTA – dla lektorów angielskiego,
• DELTA – dla doświadczonych nauczycieli.

Według Cambridge English, aż 71% ofert pracy dla lektorów (2018, 60 krajów) wymagało certyfikatu CELTA.

Absolwent filologii angielskiej nie musi zdawać ww. egzaminów – dyplom potwierdza kompetencje. Przygotowanie pedagogiczne można uzyskać na studiach podyplomowych, które rozwijają metodykę, planowanie lekcji i kreatywne techniki pracy.

Wynagrodzenia lektorów w szkołach językowych

Wynagrodzenia zależą od lokalizacji, doświadczenia, formy współpracy i kwalifikacji. Mediana zarobków lektorów (styczeń 2025) to ok. 6 300 zł brutto/mies.

Poniżej zestawienie kluczowych poziomów wynagrodzeń i stawek:

Przy umowie o pracę i wynagrodzeniu 3 500 zł netto, koszt całkowity pracodawcy to ok. 5 700 zł.

Koszty założenia i prowadzenia szkoły językowej

Koszty początkowe otwarcia szkoły

Łączny budżet startowy zwykle mieści się w przedziale 22 000–86 000 zł (lub więcej, zależnie od skali). Przykładowa struktura wydatków wygląda następująco:

Koszty można obniżyć, wynajmując sale w istniejącej szkole – odpada zakup ławek, tablic i sprzętu. Własny duży lokal zwiększa elastyczność, ale wymaga większych nakładów.

Koszty stałe prowadzenia działalności

Miesięczne koszty operacyjne zależą m.in. od liczby lektorów, budżetu reklamowego i standardu lokalu. Kluczowe pozycje to:

• czynsz za lokal – zwykle największy koszt stały,
• media i eksploatacja – ok. 2 500–3 000 zł/mies.,
• wynagrodzenia lektorów i personelu administracyjnego,
• ciągłe działania promocyjne (utrzymanie widoczności na rynku).

W franczyzie dochodzi opłata bieżąca – w Early Stage 8–12% realnych wpłat w danym miesiącu – oraz materiały marketingowe, biurowe i szkolenia lektorów.

Źródła finansowania i optymalizacja kosztów

Warto rozważyć następujące kierunki finansowania i oszczędności:

• Erasmus+ i lokalne programy grantowe – wsparcie projektów edukacyjnych,
• współdzielenie przestrzeni – niższy czynsz i koszty mediów,
• marketing online (np. Google Ads) – relatywnie niedrogi i skalowalny,
• elastyczny cennik (sezonowe promocje) – poprawa obłożenia,
• fundusz rezerwowy – poduszka na nieprzewidziane wydatki.

W modelu franczyzowym koszty startu mogą być niższe – m.in. dzięki gotowym materiałom, brandowi i wsparciu marketingowym. Early Stage wymaga kaucji zwrotnej 8 000 zł i nie wymaga posiadania lokalu.

Lokalizacja i infrastruktura szkoły językowej

Wymagania dotyczące lokalu

Przy modelu stacjonarnym szkoła potrzebuje funkcjonalnego lokalu podzielonego na sale lekcyjne. W praktyce rozważasz dwa scenariusze:

• własny wynajęty lokal – większe nakłady początkowe, ale wysoka elastyczność grafiku,
• wynajem sal w istniejącej szkole – niższy koszt startu bez inwestycji w wyposażenie,
• lokal spełniający kryteria akredytacji – odpowiednia baza dydaktyczna i wyposażenie.

Wynajem sal w szkole znacząco obniża próg wejścia i pozwala przetestować model biznesowy.

Możliwość prowadzenia szkoły w mieszkaniu

Prowadzenie zajęć w mieszkaniu jest możliwe, ale zależne od skali i uciążliwości. Małe grupy (np. do 3 osób), bez szyldów i ingerencji budowlanych, zwykle nie wymagają zmiany sposobu użytkowania.

Wspólnota mieszkaniowa może mieć znaczący wpływ na praktyczne możliwości działalności (hałas, ruch). Przed startem warto skonsultować się z urzędem i administratorem budynku.

Model online a stacjonarny

Model online znacząco obniża koszty infrastruktury i ułatwia skalowanie. Kod PKD 85.59.A obejmuje również nauczanie zdalne (zajęcia indywidualne i grupowe).

Model hybrydowy łączy atuty obu rozwiązań, ale wymaga inwestycji w narzędzia i przeszkolenia kadry pod kątem pracy cyfrowej.

Aspekty podatkowe i finansowe

Formy opodatkowania dochodów

Wybór formy opodatkowania wpływa na rentowność. Najczęściej rozważane opcje to:

• Zasady ogólne – skala 17% do 85 528 zł i 32% powyżej; możliwość ulg i odliczeń składek zdrowotnych;
• Podatek liniowy 19% – atrakcyjny przy wyższych dochodach i niskim udziale kosztów;
• Ryczałt – uproszczone rozliczenia przy mniejszej skali działalności.

Opodatkowanie VAT w usługach edukacyjnych

Usługi nauczania języków obcych są zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy o VAT). Zwolnienie obejmuje także dostawy towarów i usługi ściśle związane z nauką języków.

Język polski dla cudzoziemców również mieści się w tym zwolnieniu (interpretacja Dyrektora KIS z 13.10.2023 r.).

Księgowość i dokumentacja finansowa

Po rejestracji załóż rachunek firmowy i zadbaj o właściwą ewidencję finansów. Starannie zaplanowany budżet – na bieżące wydatki i rozwój – wyraźnie zwiększa szanse na sukces.

Współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym ułatwia optymalizację podatkową i zgodność z przepisami, zwłaszcza w spółkach kapitałowych.

Potencjalne zarobki i rentowność

Przychody z działalności szkoły językowej

Typowe widełki cenowe to 30–50 zł za godzinę lekcyjną w grupie oraz 60–100 zł za zajęcia indywidualne. Kluczowy dla przychodów jest wysoki poziom obłożenia grup i kursów.

Przykładowa struktura miesięcznych przychodów:

Po odjęciu kosztu wynajmu sal na godziny (ok. 3 000 zł) i zobowiązań podatkowych (ok. 6 000 zł) zysk netto może sięgnąć ok. 9 720 zł.

Dobrze prosperujące szkoły osiągają nawet 100 000 zł przychodu miesięcznie, z marżą netto 30–40 tys. zł.

Czynniki wpływające na rentowność

Na wynik finansowy najsilniej oddziałują:

• lokalizacja i rozpoznawalność marki,
• kwalifikacje i stabilność kadry (w tym native speakerzy),
• zróżnicowanie oferty (kursy egzaminacyjne, biznesowe, dla dzieci),
• skuteczny marketing i opinie kursantów,
• elastyczny cennik i zarządzanie sezonowością.

Narzędzia do zarządzania szkołą (np. ActiveNow) zwiększają efektywność operacyjną i pozwalają skupić się na dydaktyce.

Porównanie z modelem franczyzowym

Franczyza obniża ryzyko wejścia dzięki wsparciu marki i gotowym procesom. Poniżej najważniejsze różnice:

Model franczyzowy bywa rentowny już w pierwszych miesiącach, a opłata maleje wraz z rozwojem filii.

Marketing i rozwój szkoły językowej

Strategie promocji i pozyskiwania klientów

Na starcie warto zaplanować budżet promocyjny ok. 10 000 zł. Dobrze działają kanały cyfrowe i lokalne działania:

• Google Ads, social media i SEO – szybkie pozyskiwanie leadów,
• strona www i landing pages – przejrzysta oferta i zapisy online,
• opinie i referencje kursantów – długofalowe budowanie wiarygodności,
• eventy lokalne, współpraca z firmami i szkołami – rekomendacje,
• programy poleceń i zniżki sezonowe – wypełnianie okien popytu.

Elastyczność w ofercie i cenniku pomaga zarządzać sezonowością i podnosi wykorzystanie mocy dydaktycznych.

Budowanie marki i reputacji

Wiarygodność wzmacnia akredytacja Kuratorium Oświaty oraz transparentne standardy jakości. Stała ewaluacja kształcenia i wysoka jakość nauczania to filary przewagi konkurencyjnej.

Na postrzeganie marki wpływają kompetencje kadry (w tym native speakerzy), materiały zgodne z programami nauczania i profesjonalna obsługa klienta.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii

Systemy do zarządzania szkołą (np. LangLion) porządkują administrację, harmonogramy, materiały i komunikację z kursantami.

Inwestycje w EdTech poprawiają efektywność nauczania i atrakcyjność oferty. Model hybrydowy poszerza zasięg, zwiększa elastyczność i może ograniczać koszty.

Akredytacja i certyfikacja jakości

Wymagania dla uzyskania akredytacji

Aby otrzymać akredytację Kuratorium Oświaty, szkoła zapewnia bazę dydaktyczno-lokalową, odpowiednie wyposażenie i wykwalifikowaną kadrę oraz prowadzi stałą ewaluację jakości kształcenia. Wnioskować należy do kuratora właściwego dla miejsca prowadzenia kształcenia.

Korzyści z posiadania akredytacji

Akredytacja potwierdza spełnianie standardów jakości, zwiększa zaufanie klientów i ułatwia stosowanie wyższych cen. Ułatwia też dostęp do programów finansowania i współpracy instytucjonalnej.

Alternatywne formy certyfikacji

Poza akredytacją państwową, warto rozważyć certyfikacje międzynarodowe i partnerstwa (np. Cambridge English, TOEFL), członkostwo w stowarzyszeniach branżowych i wewnętrzne systemy zapewnienia jakości.

Wyzwania i perspektywy rozwoju

Konkurencja na rynku edukacji językowej

Konkurujesz ze szkołami prywatnymi, korepetytorami i aplikacjami do nauki. Przewagę budują: jakość kadry, specjalizacja oferty, nowoczesne metody i silna marka.

Trendy technologiczne w edukacji językowej

Rosną inwestycje w e-learning, mobilne aplikacje, personalizację z wykorzystaniem AI i gamifikację. Szkoły adaptujące technologię zyskują na efektywności i atrakcyjności dla młodszych pokoleń.

Możliwości ekspansji i skalowania działalności

Rozwój umożliwiają nowe lokalizacje, franczyza oraz kursy online (ekspansja geograficzna bez fizycznej infrastruktury). Warto rozważyć nisze: język biznesowy, przygotowanie do egzaminów, branżowe kursy zawodowe oraz współpracę z firmami i instytucjami.